În activitatea financiar-contabilă a instituțiilor publice, gestionarea documentelor presupune timp, atenție și responsabilitate. Recipisele, extrasele de cont, rapoartele de execuție bugetară și situațiile financiare trebuie să fie disponibile atunci când sunt necesare, fie pentru activitatea curentă, fie pentru raportări și verificări.
Dar ce se întâmplă atunci când un document de care aveți nevoie a fost descărcat cu luni în urmă, se află pe calculatorul unui fost angajat sau nu mai este disponibil în platforma guvernamentală?
Pentru a răspunde acestei provocări, Avansis.Financiar-Contabil vine cu o nouă funcționalitate de arhivare automată a documentelor FOREXEBUG, care simplifică preluarea, organizarea și regăsirea documentelor financiar-contabile.
Documentele FOREXEBUG nu trebuie căutate. Trebuie să fie deja acolo unde aveți nevoie de ele.
Descărcarea manuală și organizarea individuală a documentelor pot deveni procese consumatoare de timp, mai ales în instituțiile care gestionează un volum mare de fișiere. În plus, atunci când documentele sunt păstrate în locații diferite, accesul la informații depinde de modul în care fiecare angajat și-a organizat arhiva.
Noua funcționalitate Avansis.Financiar-Contabil răspunde acestor dificultăți prin automatizarea arhivării și centralizarea documentelor, astfel încât echipele financiar-contabile să poată lucra mai eficient, fără să piardă timp cu operațiuni repetitive.
Cum simplifică Avansis.Financiar-Contabil gestionarea documentelor FOREXEBUG?
Funcționalitatea de arhivare automată este concepută pentru a reduce efortul administrativ și pentru a facilita accesul la documentele de care instituția are nevoie.
1. Preluare automată a documentelor
Recipisele, extrasele de cont, rapoartele de execuție bugetară și situațiile financiare sunt preluate și arhivate centralizat. Astfel, se reduce dependența de descărcarea și salvarea manuală a fiecărui fișier.
2. Sincronizarea documentelor în bloc
Funcționalitatea permite preluarea automată a unui volum extins de formulare și rapoarte, inclusiv recipise, extrase de cont, rapoarte de buget individual, rapoarte detaliate și agregate privind execuția angajamentelor bugetare, balanțe și alte situații financiare disponibile.
3. Organizare intuitivă, după an și lună
Documentele sunt structurate într-o arhivă ușor de parcurs. Prin filtrarea după an și lună, utilizatorii pot identifica mai rapid fișierele relevante, fără să caute prin foldere disparate sau arhive locale.
4. Păstrarea semnăturilor electronice
Documentele sunt arhivate cu păstrarea integrității semnăturilor electronice, un aspect esențial pentru utilizarea și verificarea ulterioară a acestora.
5. Acces rapid la documentele solicitate
Atunci când trebuie pregătite raportări sau prezentate documente în cadrul unor verificări, accesul la o arhivă centralizată poate reduce semnificativ timpul alocat identificării și pregătirii fișierelor.
6. Continuitate și control asupra documentelor
Arhiva centralizată reduce dependența de calculatoarele individuale și de folderele gestionate separat de angajați. Informațiile rămân mai ușor de identificat și de utilizat în activitatea instituției, inclusiv în situații de schimbare a personalului.
De ce este importantă arhivarea documentelor din timp?
Un aspect esențial în gestionarea documentelor financiar-contabile este diferența dintre perioada în care acestea sunt disponibile într-o platformă online și perioada în care instituția are obligația de a le păstra.
Documentele disponibile în platformele Ministerului Finanțelor nu trebuie considerate o arhivă permanentă a instituției. Documentele FOREXEBUG sunt disponibile în Punctul Unic de Acces pentru o perioadă de 60 de zile, în timp ce obligațiile de păstrare a documentelor financiar-contabile se pot întinde pe mai mulți ani, în funcție de categoria acestora și de reglementările aplicabile.
Această diferență face ca descărcarea și arhivarea documentelor să fie mai mult decât o simplă activitate administrativă. Ele fac parte dintr-un proces responsabil de gestionare a informațiilor instituției.
O arhivă incompletă poate îngreuna verificările, poate impune demersuri suplimentare pentru recuperarea documentelor și poate genera riscuri de neconformitate.
Ce prevede cadrul legal?
Gestionarea documentelor financiar-contabile trebuie realizată cu respectarea legislației aplicabile instituțiilor publice. Printre actele normative relevante se numără:
- Ordinului MFP nr. 517/2016 pentru aprobarea de proceduri aferente unor module care fac parte din procedura de funcționare a sistemului național de raportare – Forexebug, cu modificările și completările ulterioare, Anexa 7 „PROCEDURĂ privind păstrarea și arhivarea documentelor electronice generate de sistemul național de raportare – Forexebug”
- Legea contabilității nr. 82/1991, care stabilește obligații privind organizarea contabilității și păstrarea documentelor financiar-contabile.
Termenele de păstrare diferă în funcție de tipul documentului și de prevederile legale aplicabile. De aceea, instituțiile trebuie să își organizeze procesele de arhivare astfel încât documentele să poată fi identificate și prezentate atunci când sunt solicitate.
Arhivarea realizată la timp înseamnă mai multă predictibilitate, un acces mai bun la informații și mai puțină presiune asupra echipei financiar-contabile. Beneficiile arhivării centralizate sunt relevante și pentru ordonatorii superiori de credite, care gestionează informații și rapoarte provenite de la instituțiile subordonate, potrivit cadrului aplicabil.
Accesul organizat la documente contribuie la eficientizarea activităților de centralizare și verificare și facilitează identificarea informațiilor necesare pentru îndeplinirea responsabilităților administrative și financiar-contabile.
Mai puțin timp pentru căutări. Mai mult timp pentru activitățile importante.
„Prin noua funcționalitate de arhivare automată FOREXEBUG, Avansis.Financiar-Contabil susține digitalizarea proceselor financiar-contabile și simplifică gestionarea documentelor pe termen lung. Preluarea automată, organizarea pe ani și luni și accesul facil la documentele arhivate contribuie la reducerea operațiunilor repetitive și la o mai bună continuitate a activității,” ne-a împărtășit Marius Gheorghiță, Director Avansis.Financiar-Contabil.
Pentru instituțiile publice, beneficiul nu înseamnă doar economie de timp. Înseamnă și o gestionare mai organizată a documentelor, o pregătire mai eficientă pentru verificări și mai mult control asupra informațiilor financiar-contabile.
Consultanții Integrisoft vă pot prezenta noua funcționalitate, modul de utilizare și beneficiile sale într-o demonstrație de doar 15 minute. Programați o întâlnire și descoperiți cum puteți simplifica gestionarea documentelor FOREXEBUG cu Avansis.Financiar-Contabil.
