Cercetările grupului McKinsey confirmă faptul că angajații petrec aproape două ore pe zi căutând și centralizând informații sau recreând documente existente. Gestionarea deficitară a documentelor este în detrimentul oricărei instituții, deoarece implică timpi lenți de răspuns, date și informații fragmentate. Periodic se întâmplă să se piardă documente sau să se depășească termenul legal de răspuns.
Implementarea unei soluţii software de registratură și arhivă electronică, ar putea îmbunătăţi activitatea operațională cu cel puţin 50%, iar aprobarea documentelor s-ar reduce de la săptămâni la ore. Avansis.Documente este potrivit oricărui tip de instituție: ministere, primării, consilii județene, direcții sanitar-veterinare, direcții de administrare a patrimoniului public și privat, direcții de asistență socială și multe altele.
Avansis.Documente, aplicație pentru
managementul documentelor
SOLUȚIE SOFTWARE DE REGISTRATURĂ, MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR ȘI ARHIVARE ELECTRONICĂ
COMPONENTELE AVANSIS.DOCUMENTE
Platformele de registratură și arhivă electronică permit ca dosarul sau componentele sale să fie gestionate în format electronic în toate modulele Avansis.
Fluxurile electronice și procedurile interne de lucru automatizează circulația documentelor în cadrul instituției și creează un panou de activități pentru fiecare persoană.
Modulul registratură generează automat numerele de înregistrare pentru documentele emise de alte module. De exemplu, un document emis de modulul de taxe și impozite poate fi regăsit automat în registratură, atât ca număr de înregistrare, cât și în format pdf.
De la actele constitutive, la cele de natură financiară, juridică şi până la corespondenţa zilnică, toate trebuie gestionate într-un mod care să eficientizeze procesul de creare, stocare, organizare, identificare, manipulare, editare şi utilizare documente. Se pot defini circuite prestabilite pentru documente, iar accesul poate fi permis în funcție de rolul și drepturile utilizatorului. Modulul registratură generează automat numerele de înregistrare pentru documentele emise de alte module. De exemplu, un document emis de modulul de taxe și impozite poate fi regăsit automat în registratură, atât ca număr de înregistrare, cât și în format pdf. De asemenea, aplicația software pentru managementul documentelor pune la dispoziția managementului și utilizatorilor informații valoroase prezentate sub formă de rapoarte analitice, rapoarte sintetice sau analize de tip drill-down. Avansis.Documente integrează un set extins de funcționalități GDPR, care să ajute la respectarea acestor reglementări. Tehnologia de ultimă generație face totul mai rapid, simplu, transparent și accesibil, atât pentru cetățeni, cât și pentru administrația publică.
Regândește modul în care lucrezi cu documentele
Instituțiile de succes sunt cele care adoptă soluții de digitalizare și fac pași spre organizația paperless, în care toate documentele circulă digital, cu trasabilitate, indiferent de departament. Adoptă un standard de lucru eficient care asigură îndeplinirea proceselor cu ușurință și permite angajaților să știe exact ce au de făcut în orice moment. Prin implementarea soluțiilor de digitalizare beneficiezi nu numai de sisteme integrate perfect funcționale, ușor de înțeles, ci și de suport permanent. Descoperă mai jos funcționalitățile softului nostru de document management, precum și beneficiile și avantajele implementării unei astfel de soluții.
Creşterea eficienţei operaţionale şi scăderea costurilor de procesare aferente documentelor. Avansis.Documente ajută funcţionarii să se concentreze pe sarcinile importante. Evitați pierderea sau rătăcirea documentelor.
Fluxuri de lucru eficiente: funcţionarii pot lucra în paralel pe documente, pot identifica uşor modificările, aloca sarcini şi urmări gradul de realizare al acestora.
Acces la informații oriunde şi oricând: toate informațiile de interes, documentele și fluxurile în care sunteți implicat, agenda zilnică sau urgențele pot fi ușor identificate.
Rapoartele statistice despre natura, frecvența și durata activităților desfășurate în instituție vă permit identificarea blocajelor și gestionarea adecvată a resurselor disponibile.
Transparență privind circulația documentelor și organizarea activității conform standardelor de calitate.
Arhitectură modernă, flexibilă și scalabilă. Interfaţă simplă şi intuitivă cu posibilitate de configurare a facilităților oferite în funcție de organizarea internă a instituției.
Integrarea cu alte aplicații existente reduce efortul de introducere, căutare, sincronizare informații și oferă o viziune de ansamblu asupra activității.
Securitatea şi confidenţialitatea sunt elemente esenţiale pentru softul de registratură și arhivă electronică, fiind integrate în arhitectura soluţiei din faza de design.
Îmbunătățirea radicală a percepției cetățeanului privind calitatea serviciilor livrate. Transparenţă şi promptitudine în servirea interesului public.
Managementul fluxurilor de lucru şi urmărirea activităţilor desfăşurate în cadrul instituţiei.
Managementul documentelor, arhivarea și generarea documentelor în formate standardizate. Soluția integrează nativ funcționalități complete necesare desfășurării activității de registratură.
Aplicația Avansis.Documente este dezvoltată în jurul nevoilor și modului de gestionare al informației din administrația publică. Structură modulară și scalabilă permite configurarea în funcție de specificul fiecărei instituții.
Permite accesul rapid la informațiile unui dosar într-un ecran centralizator (număr, dată, arhivă, acces, adnotări, circulație etc.)
Utilizarea colaborativă a documentelor și gestionarea lor unitară prin operațiuni specifice: alocarea la persoane și/sau compartimente, circulația internă sau externă, liberă sau structurată, adnotarea, aprobarea, publicarea, expedierea sau arhivarea acestora.
Motor de căutare pentru documente/dosare după diverse criterii: status, grad de urgență (aproape de termen, cu termen depășit), dată de înregistrare, tipologie, proprietar, responsabil etc.
Interfața de tip “agendă de lucru” afișează dosarele în așteptare, de expediat, de aprobat. Oferă posibilitatea de a defini legături între mai multe documente/dosare și afișează listele de dosare după stadiu: în lucru, respinse, aprobate, trimise, expirate.
Generarea automată de documente pe baza template-urilor Word.
Posibilitatea integrării de facilități de semnătură electronică.
- înregistrarea facilă a documentelor și organizarea lor pe dosare
- alocare de numere de la una sau mai multe registraturi pentru toată instituția
- definirea și folosirea de registre speciale pentru numere de înregistrare ale anumitor activități de urbanism, petiții acces la informații publice etc.
- tipărire bon înregistrare
- înregistrarea de date descriptive (metadate) pentru fiecare document/dosar și regăsirea rapidă a acestora după orice criteriu
- Avansis.Documente captează date din orice sursă: aplicații sistem integrat, scanner, mail, fax
- stocarea imaginii documentelor în format electronic și vizualizarea în diferite formate
- control și acces la documente/dosare pentru vizualizare, scriere
- generarea de coduri de bare pentru intrări și ieșiri în vederea atașării automate a imaginii la metadatele documentului
- generarea de documente pe bază de șabloane de tip office
- posibilitatea definirii regulilor de arhivare pentru specificarea mediilor, locației și a momentului intrării unor documente în arhivă
- Avansis.Documente permite modificarea, actualizarea şi gestiunea informațiilor într-un mod unitar, la nivelul tuturor departamentelor din instituţie
- operațiuni colaborative pe documente și dosare, cum ar fi adnotarea, aprobarea, publicarea, expedierea sau arhivarea acestora
- lista de dosare în așteptare
- circulația liberă sau structurată, cu posibilitatea de predefinire a fluxurilor
- bazându-se pe definițiile fluxurilor de lucru, aplicația distribuie sarcinile automat utilizatorilor cărora le sunt destinate și avansează automat documentele în fluxul de procesare
- circulația internă și externă (intrări/ieșiri) a documentelor
- înregistrarea de rezoluții, note, observații la dosare/documente
-
- Softul de document management oferă utilizatorilor rapoarte foarte utile în funcționarea instituției: rapoarte de tip borderou, liste cu documente conform criteriilor de filtrare și ordonare selecționate, rapoarte cu documentele cu termene expirate sau aproape de expirare și altele.
-
- Rapoartele calitative evidențiază modul de desfășurare al activității, cum ar fi timpul mediu de execuție pe flux, timpul mediu de realizare al activităților, gradul de încărcare a utilizatorilor etc.
-
- Fiecare situație poate fi emisă și sub formă sintetică.