Solutii software pentru Administratia Publica, Custom software

AvanDoc

Ești aici: Home » Aministratia Publica » AvanDoc

SOLUȚIE SOFTWARE COMPLETĂ PENTRU MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR ȘI FLUXURILOR ORGANIZAȚIONALE

 

AVANDOC INTEGRARE Soluția software pentru gestiunea documentelor și fluxurilor organizaționale este o soluție versatilă potrivită oricărui tip de instituție. Ea poate fi privită ca o soluție software de sine stătătoare, dar este de fapt mai mult decât atît, punând la dispoziția utilizatorilor o platforma de lucru colaborativă. Soluția, prin prisma arhitecturii flexibile, se poate integra și cu alte aplicații software existente în instituție.

 

Functionalitățile de registratură ș i arhivă electronică  sunt necesare în realizarea unei infrastructuri software performante și ajută la creșterea eficienței. De asemenea, pentru organizarea activității conform standardelor de calitate se pot implementa fluxuri electronice ș i proceduri interne de lucru. În funcție de cerințele și necesitățile instituției, se pot defini circuite prestabilite pentru documente sau se poate lăsa o flexibilitate mai mare utilizatorilor. În ambele cazuri soluția software propusă permite o comunicare mai rapidă între departamente sau în cadrul acestora și generează automat listele de lucrări în așteptare. Soluția software de management al fluxurilor și documentelor , îmbracă într-o interfață intuitivă toate facilitățile oferite, permițând adaptarea acesteia în funcție de organizarea internă și necesități prin intermediul unor mecanisme de securitate bazate pe drepturi individuale și de grup. De asemenea, aplicația pune la dispoziția managementului și utilizatorilor informații valoroase prin intermediul unui set bogat de rapoarte analitice și sintetice și a unor mecanisme de analiza de tip drill-down.



Principalele caracteristici funcționale ale soluției de management de documente și fluxuri organizaționale

 

  • Soluția integrează nativ un set de funcționalități complete necesare desfășurării activității de REGISTRATURĂ
  • Soluția permite arhivarea electronică a documentelor
  • Permite definirea de fluxuri de lucru
  • Permite integrarea cu alte aplicații existente (face schimb de date cu aplicațiile existente) minimizând astfel efortul de introducere de date de sincronizare, de căutare de informații și oferă o viziune de ansamblu asupra activității
  • Modelul de gestiune a informației este centrat în jurul dosarului, aceasta aplicație fiind dezvoltată având în centru nevoile și modelul de gestionare a informației în APL
  • Permite accesul rapid la informațiile despre un dosar într-un ecran centralizat: număr, data, arhiva, acces, adnotări, circulație, etc
  • interfața de tip “agendă de lucru”, cu afișarea dosarelor în așteptare, de expediat, de aprobat, etc
  • posibilitatea de a defini legături între (conexa) mai multe documente și/sau dosare
  • afișarea listelor de dosare după stare: în lucru, respinse, aprobate, trimise, expirate, etc
  • generarea automată de documente pe baza de template-uri Word
  • mecanism puternic de drepturi de acces la nivel de document, dosar, tip de document, flux de lucru, ecran, camp, operație
  • integrare nativă și acces direct la disfuncționalitățile aplicației din toate aplicațiile  sistemului integrat , fără a deschide alte interfețe
  • portal pentru vizualizarea stadiului dosarelor
  • integrare SharePoint Server pentru modulele de flux și portal
  • posibilitatea integrării de facilitați de  semnătura digitală

.

  • înregistrare facila a documentelor și organizarea lor pe dosare
  • alocare de numere de la una sau mai multe registraturi pentru toată instituția
  • definirea și folosirea de registre speciale pentru numere de înregistrare ale anumitor activități  urbanism, petiții  acces la informații publice, etc
  • tipărire bon înregistrare

  • înregistrarea de date descriptive (metadate) pentru fiecare document/dosar și regăsirea rapidă a acestora după orice caracteristică
  • capturarea automată de documente din mai multe surse: aplicații sistem integrat, scanner, mail, fax
  • stocarea imaginii documentelor în format electronic și vizualizarea pentru mai multe formate
  • control acces la documente/dosare pentru vizualizare și/sau scriere
  • generarea unor coduri de bare pentru intrări și ieșiri, în vederea atașării automate a imaginii la metadatele documentului
  • posibilitatea de înregistrare a unor informații de localizare în arhivă (locație, rând, raft, etaj, etc)

.

  • operații colaborative specifice cu documente și dosare, cum ar fi adnotarea, aprobarea, publicarea, expedierea sau arhivarea acestora
  • lista de dosare în așteptare
  • alocarea sau trimiterea unor dosare la persoane, compartimente sau grupuri de utilizatori
  • circulația internă și externă (intrări/ieșiri) a documentelor
  • circulația liberă sau structurată, cu posibilitatea de predefinire a fluxurilor
  • înregistrarea de rezoluții, note, observații la dosare/documente

  • stadiul lucrărilor – analitic și sintetic
  • documente în sistem (registru unic)
  • accesul la documente – analitic și sintetic
  • număr de operații pe tip, utilizator, perioada – analitic și sintetic
  • timp mediu de rezolvare a dosarelor, pe persoana și pe tip de dosar
  • permite integrarea funcțională și vizuală cu alte produse similare.





Beneficiile  implementării unei soluții software de management al documentelor și fluxurilor  organizaționale

  • Transparenta privind circulația documentelor
  • Organizarea activității conform standardelor de calitate
  • Implementarea de fluxuri electronice pentru procedurile interne de lucru
  • Comunicare mai rapidă între departamente
  • Identificarea facilă a unor probleme în timpul de răspuns
  • Creșterea eficientei
  • Infrastructura software performantă – beneficiați de o arhitectură modernă, flexibilă și scalabilă
  • Interfața structurată, cu aspect prietenos și design unitar
  • Posibilitatea de configurare a interfeței, permițând adaptarea facilitaților oferite în funcție de organizarea internă instituției
  • Regăsirea rapidă a informației semnificative